Politique de Confidentialité et de Protection des Renseignements Personnels

Conformément à l’article 3.1 de la Loi 25 du Québec et à l’article 37 du RGPD, Hexalara Studio a désigné un Responsable officiel de la protection des renseignements personnels (Privacy Officer / DPO).

Pour toute question, exercice de vos droits d’accès, de rectification, de portabilité ou de suppression, ou pour signaler un incident, vous pouvez contacter directement notre responsable :

• Titre : Responsable de la Conformité & Protection des Données Personnelles

• Organisation : Hexalara Studio

• Adresse physique : Montréal (Québec), H3B 1A1, Canada

• Courriel officiel dédié : info@hexalara.com (avec la mention « Renseignements Personnels / Privacy »)

• Ligne téléphonique directe : 514-804-2584

Toute demande est accusée de réception sous 48 heures ouvrables et traitée dans un délai maximal de 30 jours civils.

Nous appliquons le principe de minimisation des données (Privacy by Design) : nous ne recueillons que les informations strictement nécessaires à la prestation de nos services d’architecture technologique :

A. Renseignements professionnels fournis volontairement :

• Identité et contact : Nom, prénom, adresse courriel d’entreprise, numéro de téléphone professionnel, organisation représentée.

• Données de projet : Description des flux de travail actuels, logiciels et CRM utilisés (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, etc.), points de friction opérationnels soumis dans les formulaires de diagnostic ou de contact.

B. Données techniques et de navigation (anonymisées ou pseudonymisées) :

• Adresse IP pseudonymisée, identifiants techniques de session, type et version de navigateur, système d’exploitation, horodatage de connexion, journaux de sécurité des serveurs.

• Données de consentement : Enregistrement de l’état d’acceptation ou de refus des témoins avec horodatage conformément aux exigences de preuve du RGPD et de la Loi 25.

C. Exclusion formelle des données sensibles :

Hexalara ne sollicite et ne collecte aucune donnée sensible (données de santé, opinions politiques, croyances religieuses, données biométriques ou numéros d’assurance sociale). Veuillez ne jamais transmettre ces renseignements dans nos champs de saisie libre.

Vos renseignements personnels sont traités exclusivement pour des finalités légitimes et déterminées :

1. Traitement des demandes d’audit et de contact : Répondre à vos sollicitations, évaluer la faisabilité technique de votre projet d’automatisation et vous transmettre une proposition chiffrée. (Base légale : Consentement explicite Loi 25 art. 14 / Mesures précontractuelles RGPD art. 6.1.b).

2. Exécution des contrats de service et Care Plans : Conception, livraison, déploiement et maintenance des architectures d’automatisation mandatées. (Base légale : Exécution d’un contrat RGPD art. 6.1.b).

3. Sécurité des systèmes et prévention de la fraude : Détection des requêtes malveillantes, filtrage anti-spam et maintien de l’intégrité du site. (Base légale : Intérêt légitime prépondérant RGPD art. 6.1.f et obligations de sécurité Loi 25 art. 10).

4. Respect des obligations légales et fiscales : Tenue des registres comptables québécois et canadiens et conformité réglementaire. (Base légale : Obligation légale RGPD art. 6.1.c).

Hexalara Studio applique une politique stricte de non-monétisation des données personnelles :

• Nous NE vendons JAMAIS vos renseignements personnels à quiconque pour une contrepartie financière ou autre (stricte conformité CCPA Cal. Civ. Code § 1798.140).

• Nous NE partageons PAS vos données à des tiers pour de la publicité ciblée comportementale trans-contexte.

• Nous ne louons, ne cédons et n’échangeons aucun fichier client ou prospect.

Conformément aux articles 17 et 103.1 de la Loi 25 et au Chapitre V du RGPD, lorsque des données sont confiées à des fournisseurs technologiques situés hors du Québec ou du Canada, Hexalara réalise une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) préalable afin de s’assurer d’un niveau de protection substantiellement équivalent :

• Hébergement et réseau : Hostinger International Ltd. (Infrastructure de serveurs certifiée ISO/IEC 27001, centres de données sécurisés, chiffrement TLS 1.3 au repos et en transit).

• Acheminement sécurisé des formulaires : FormSubmit (Passerelle chiffrée de bout en bout dédiée à la transmission sécurisée des courriels d’affaires vers notre studio).

Chaque prestataire est lié par des accords stricts de traitement de données (DPA) et des clauses contractuelles types imposant des mesures de sécurité de grade bancaire et l’interdiction totale d’utiliser les données pour leur propre compte.

Vos renseignements personnels ne sont conservés que le temps strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés :

• Demandes de diagnostic et prospects sans suite : Les coordonnées et notes de projet sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible dans un délai maximal de vingt-quatre (24) mois suivant le dernier échange.

• Clients contractuels : Les informations contractuelles et de facturation sont conservées pendant six (6) ans suivant la clôture de l’exercice financier concerné, conformément aux exigences fiscales de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

• Journaux techniques de connexion : Conservés pour une durée maximale de douze (12) mois à des fins d’audit de sécurité et de cyberdéfense.

À l’échéance de ces délais, les données font l’objet d’une destruction numérique certifiée ou d’une anonymisation irréversible.

Peu importe votre pays ou territoire de résidence, vous disposez des droits suivants que vous pouvez exercer à tout moment, sans frais :

1. Droit d’accès et d’information : Connaître les renseignements personnels précis que nous détenons à votre sujet et obtenir une copie compréhensible.

2. Droit de rectification : Exiger la correction immédiate de tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque.

3. Droit à l’effacement (« Droit à l’oubli ») : Demander la suppression totale et définitive de vos données personnelles de nos systèmes actifs et sauvegardes.

4. Droit à la portabilité des données : Recevoir vos données dans un format technologique structuré, couramment utilisé et lisible par machine (format JSON ou CSV conforme à la Loi 25).

5. Droit au retrait du consentement : Retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données, sans affecter la licéité des traitements antérieurs.

6. Droit de désindexation et d’opposition : Exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement ou qu’un hyperlien vers celui-ci soit désindexé.

7. Droit à l’intervention humaine : Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques.

Pour exercer ces droits, transmettez votre demande avec une pièce justificative à : info@hexalara.com.

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation officielle auprès de l’autorité de protection compétente :

• Au Québec : Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) — www.cai.gouv.qc.ca

• Au Canada fédéral : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) — www.priv.gc.ca

• En France / Union Européenne : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) — www.cnil.fr ou l’autorité nationale de votre État membre.

• Au Royaume-Uni : Information Commissioner’s Office (ICO) — ico.org.uk

Hexalara maintient un Registre officiel des incidents de confidentialité conformément à la Loi 25. En cas de brèche de sécurité présentant un risque qu’un préjudice sérieux soit causé à des personnes concernées, Hexalara notifiera avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que chaque individu touché, et mettra en œuvre les mesures d’atténuation immédiates.

Nos services et notre site Web sont exclusivement destinés à un public professionnel B2B majeur (18 ans et plus). Nous ne collectons sciemment aucune donnée relative à des mineurs de moins de 18 ans. Si un parent ou tuteur prend connaissance qu’un mineur nous a fourni des données, veuillez nous contacter immédiatement pour suppression sans délai.